Bien gérer sa messagerie

Du bon usage de la messagerie électronique

- Respecter la législation en la matière :

  • atteinte à la vie privée, diffamation, injures...
  • droits sur les œuvres, les produits...

- Configurer son logiciel de messagerie électronique et relever régulièrement son courrier : 1 fois par jour. Penser à vider très souvent sa messagerie des mails inutiles et de leur attachement. Aide sur Convergence Webmail Grenoble

- Ecriture du message

  • Indiquer de manière explicite l’objet du message. N’aborder qu’un sujet à la fois et ne le traiter que par un court message écrit en texte brut (sans mise en forme) Réserver la mise en forme aux pièces jointes.
  • Signer ses messages : insérer son nom dans le texte du message envoyé. Produire un courrier électronique engage la responsabilité de celui qui l’écrit.
  • Indiquer dans le corps du message envoyé la description des pièces jointes envoyées en particulier leur format (logiciel de conception et version du logiciel) Vérifier le "poids" des pièces jointes (l’ordre de grandeur dépend du type de liaison internet du destinataire : pour une liaison internet normale, un document de quelques centaines kilo-octets semble le maximum.)Utiliser les formats d’échange académiques pour les fichiers volumineux(FileSenderRenater )

- Envoi de courrier

  • Limiter l’envoi de messages aux destinataires réellement concernés.
  • Si vous procédez à l’envoi massif de courrier, mettre l’ensemble des destinataires dans la zone des destinataires cachés (CCI ou BCC) ce qui permet de ne pas donner toutes les adresses mail de tous les destinataires et mettez-vous en destinataire principal (A ou To)
  • Avec l’adresse électronique de l’école, n’envoyer que des messages dont le contenu correspond à une préoccupation scolaire et/ou éducative. Pour des messages à caractère plus personnel, utiliser une autre adresse plus spécifique à cet usage.

- Réception du courrier

  • Lire puis trier, classer, archiver ses messages en suivant le plan de classement établi (plan de classement des courriers reçus en fonction de l’émetteur et de l’objet du message).
  • Gérer son carnet d’adresses : nouveaux contacts, création de groupes...

- Pièces jointes au courrier

  • Utiliser les formats d’échange standard : Pour les textes : .rtf, .htm, .pdf (éviter l’insertion d’images : remplacer un logo par du texte) ; Pour les images : .jpg, .gif.
  • Eviter de bloquer, de saturer les boîtes aux lettres : éviter de joindre à un même message des documents trop volumineux ; utiliser chaque fois que possible des outils de compression.
  • Passer les documents joints à l’antivirus afin d’éviter l’envoi de virus.
  • N’envoyer en pièce jointe que des documents qui ne sont pas disponibles sur le Web sinon indiquer le lien.
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Publié le 02/04/2020
Modifié le 02/04/2020